Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Haukiputaan Heitto ry:n jäsen- ja harjoituspäiväkirjarekisterin tietosuojaseloste 

Laatimispäivä 5.3.2019 

1 Rekisterinpitäjä 

Haukiputaan Heitto ry 

Y-tunnus 0209814-4 

Törmäntie 15, 90830 Haukipudas 

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 

Jäsenrekisteri: Pirkko Vahtola

pirkko.vahtola@haukiputaanheitto.fi

Harjoituspäiväkirjarekisteri: 

UINTI: Hannu Saikanmäki 

hannu.saikanmaki@haukiputaanheitto.fi

 SALIBANDY: Hannu Saikanmäki 

hannu.saikanmaki@haukiputaanheitto.fi

 3 Rekisterin nimi 

Haukiputaan Heitto ry:n jäsenrekisteri 

Haukiputaan Heitto ry:n uintijaoston harjoituspäiväkirjarekisteri 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Haukiputaan Heitto ry:n jäsenyyteen. Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 

• Ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa 

• Jäsenasioiden hoito, kuten jäsenmaksujen hallinta 

Harjoituspäiväkirjarekisterin käyttötarkoitus on ilmoittautuneiden jäsenten harjoitusmäärien seuranta. Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 

• Tilastointi ja raportointi; Haukiputaan Heitto ry:n velvoite toimittaa jäsenten harjoitusmäärät Oulun kaupungille 

• Harrastus- ja kilpailutoiminnan kehittäminen, tapahtumien järjestäminen 

5 Rekisterin tietosisältö 

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka 

• Alaikäisen jäsenen osalta 

          • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen ja harrastustoimintaan 

          • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan 

• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Harjoituspäiväkirjarekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: 

• Etu- ja sukunimi 

• Ikä 

• Sukupuoli 

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

6 Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai ilmoittautuessa harrastus- ja kilpailutoimintaan. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Haukiputaan Heitolle. 

7 Tietojen vastaanottajat 

Rekisterin tietoja harjoitteluun liittyvän yhteydenpidon mahdollistamiseksi luovutetaan harrastusryhmien vastuullisille valmentajille sekä ohjaajille. Tiettyjä terveyteen liittyviä tietoja luovutetaan seuran sisällä niille tahoille, jotka sitä turvalliseen uimaopetukseen tai uimarin huolehtimiseen (esim. kilpailumatkoilla) vedoten tarvitsevat. Rekisteriin pääsyoikeudet ovat sellaisilla henkilöillä, jotka toimivat kilpauinnin, harrastetoiminnan sekä kilpailutoimitsijoiden tai näihin liittyvien hallinnollisten tehtävien parissa. 

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

9 Tietojen säilytysaika 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeet yhteistyön kannalta. 

• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen kannalta. 

Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL -suojattu. 

10 Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettu ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että 

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; 

• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; 

• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai 

• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos 

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden; 

• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; 

• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä